Quản lý văn phòng trên DynaTax AI Pro

Tóm tắt

DynaTax AI Pro là phần dành cho văn phòng thuế (firm) trong DynaTax AI. Giao diện Pro dùng tiếng Anh. Bài này giới thiệu thanh điều hướng bên trái (sidebar), đường đi của một hồ sơ từ lúc nhận giấy tờ tới lúc nộp, và cách văn phòng thuê Dyna, trợ lý AI của DynaTax AI, như một nhân viên. Sau bài này bạn biết mỗi việc trong văn phòng nằm ở mục nào, và ai trong văn phòng được làm việc gì.

Thanh điều hướng của DynaTax AI Pro

Nhóm	Mục	Dùng để
Dashboard		Tổng quan việc của bạn và văn phòng
My Work (việc của tôi)	Tasks, Calendar, My Timesheet, Documents	Việc được giao, lịch hẹn, giờ làm, giấy tờ và link tải lên
Clients (khách hàng)	All Clients, Client Accounts, Books Reviews, Workpapers Review, Filing Queue, Client Messages, E-Sign, Engagement Letters	Hồ sơ khách, duyệt sổ sách, duyệt hồ sơ thuế, theo dõi việc nộp, tin nhắn, ký điện tử, thư cam kết dịch vụ
Team (nhóm)	Team Chat, Projects, Team Timesheet, Templates	Chat nội bộ, dự án, giờ làm của cả nhóm, mẫu quy trình và dự án lặp lại
Firm Books (sổ của văn phòng)	AI Assistant	Hỏi đáp AI trên sổ sách của chính văn phòng
Firm Admin (quản trị)	Analytics, Team Members, Dyna, Audit Log	Số liệu văn phòng, thành viên, Dyna, nhật ký thao tác
Marketplace		Tìm khách mới trên chợ dịch vụ của DynaTax AI
Tax Research		Tra cứu luật thuế có trích dẫn nguồn (bài 4)

Settings (cài đặt) có nhóm "Client work" gồm: Dyna, E-file (EFIN, thư của IRS, PTIN), Client letters (các mẫu thư gửi khách), Bookkeeping rules. Hai mục "Client texts" (nhắn tin SMS cho khách) và "Accounting apps" (nối QuickBooks, Xero, FreshBooks) hiện bị khoá cho tới khi DynaTax AI mở tính năng. Mục Live Calls trong Clients cũng chỉ hiện khi tính năng được bật.

Đường đi của một hồ sơ

1. All Clients: mở hồ sơ khách. Hồ sơ có các tab Overview, Projects, Time Tracking, Documents, Bookkeeping, Notes, Communication.
2. Documents: nhận giấy tờ qua Document Requests (yêu cầu giấy tờ) và Upload Links (link tải lên bảo mật) (bài 2).
3. Books Reviews: duyệt sổ sách tới ngày cuối kỳ. Sổ phải khớp (tie) tới ngày cuối kỳ thì mới mở được một lần duyệt.
4. Workpapers Review: duyệt bộ hồ sơ làm việc (working papers) của tờ khai, ký từng tờ, rồi ký tờ khai (bài 3).
5. Filing Queue: theo dõi từng tờ khai: đã xuất sang phần mềm khác, đang chờ khách ký, đã gửi IRS, và thư xác nhận (acknowledgment) của IRS.

Dyna như một nhân viên

Trang Firm Admin › Dyna ghi: "Hire Dyna like a staff member and assign it to clients." Nghĩa là văn phòng thuê Dyna như một nhân viên và giao Dyna cho từng khách. Dyna giữ sổ, nhắc khách gửi giấy tờ còn thiếu và chuẩn bị tờ khai. Người của văn phòng duyệt bút toán điều chỉnh (adjustments), ý kiến thuế (tax opinions) và chữ ký duyệt (sign-offs). Tiền trả cho Dyna lấy từ số dư của văn phòng (firm balance), tính theo mức dùng.

Việc	Vai trò được làm
Giao Dyna cho khách, tạm dừng, thôi giao	OWNER, ADMIN, SENIOR
Sửa cài đặt mặc định của văn phòng (Firm defaults)	OWNER, ADMIN
Nạp tiền vào firm balance (Add money)	OWNER, ADMIN

Khi giao Dyna ("Assign to clients"), bạn đi qua bốn bước:

1. Chọn khách.
2. Chọn việc ("Keep the books every month", "Follow up with the client", "Prepare the return"), chọn người duyệt (Approver) và người duyệt thay (Backup approver).
3. Chọn mức Dyna được tự làm và giới hạn tiền mỗi tháng cho mỗi khách ("Monthly limit per client"). Bút toán điều chỉnh luôn ở mức "Proposes only" (chỉ đề xuất). Ý kiến thuế gửi khách luôn ở mức "Drafts only" (chỉ soạn nháp).
4. Gửi yêu cầu đồng ý cho khách ("Send consent requests").

Dyna chỉ bắt đầu làm cho một khách khi khách bấm đồng ý trong cổng khách. Nếu có việc làm tờ khai, khách phải đánh dấu thêm ô cho phép văn phòng và Dyna dùng thông tin thuế của khách để làm tờ khai (IRC §7216, bài 4). Khách chưa trả lời thì hệ thống nhắc sau 3 ngày và sau 7 ngày.

Theo kế hoạch của DynaTax AI, tính năng "Dyna for hire" dự kiến phát hành ngày 12/11/2026. Mã nguồn không có công tắc riêng (feature flag) cho trang này, nhưng tính năng có thể chưa mở cho mọi văn phòng. [Kiểm tra màn hình]

Ví dụ

Một văn phòng demo giao Dyna cho 3 khách là tiệm nhỏ, chỉ việc "Keep the books every month". Văn phòng tự đặt giới hạn $40 mỗi tháng cho mỗi khách. Số $40 là số giả định.

• Tối đa mỗi tháng: 3 × $40 = $120.
• Văn phòng mua gói $999.99 trên trang Add money và nhận $1,250 vào firm balance.
• Nếu tháng nào Dyna cũng dùng hết giới hạn, số dư đủ cho $1,250 ÷ $120 = 10.4 tháng.
• Khi số dư hết hoặc một khách chạm giới hạn, Dyna dừng làm cho khách đó. Trang Daily review hiện khách đó trong mục "Paused".

Phí bạn thu của khách là do bạn tự đặt. Hộp thoại giao việc ghi "You set your own fee to the client" (khoá 7, bài 1).

Thực hành trên DynaTax AI

Chỉ dùng dữ liệu demo.

1. Đăng nhập DynaTax AI Pro. Mở từng nhóm trên sidebar và tìm đủ các mục trong bảng ở trên.
2. Mở Clients › All Clients, chọn một khách demo, xem các tab trong hồ sơ khách.
3. Mở Firm Admin › Dyna. Đọc các ô số liệu: "Assigned clients", "Needs approval", "Waiting for client consent", "Usage this month", "Volume tier". [Kiểm tra màn hình]
4. Bấm "Assign to clients", chọn một khách demo, chọn "Keep the books every month", chọn bạn làm Approver. Ở bước 3, xem dòng "Estimate per client". Đóng hộp thoại nếu bạn không muốn gửi yêu cầu cho khách.
5. Mở Firm Admin › Audit Log và tìm các thao tác vừa làm. [Kiểm tra màn hình]

Nguồn

• 26 U.S.C. §7216 (Cornell LII): người làm thuế không được tiết lộ hoặc dùng thông tin thuế của khách ngoài việc làm tờ khai, trừ khi luật cho phép hoặc khách đồng ý.
• Ứng dụng DynaTax AI Pro: sidebar, Settings › Client work, Firm Admin › Dyna, hộp thoại "Assign Dyna to clients", Add money, Audit Log (xem ngày 01/11/2026).
• Kế hoạch sản phẩm DynaTax AI (tax desk plan, mục 9 và lịch phát hành): "Dyna for hire" dự kiến ngày 12/11/2026.